Archiwizacja danych – przydatna nie tylko w biurze

archiwizacja danych to ważna sprawa

Archiwizacja danych to zagadnienie, które dotyczy nie tylko firm czy urzędów. Jeśli chcemy, by wszystko nad czym pracujemy na naszych komputerach, wszystko co mieszczą nasze przepastne dyski nie odeszło w niebyt, warto pomyśleć nad umieszczeniem tych danych w bezpiecznym miejscu. Jakie programy do archiwizacji danych wziąć pod uwagę? Gdzie trzymać kopie naszych danych?  Przyjrzymy się tym zagadnieniom i spróbujemy znaleźć na nie odpowiedzi w poniższym artykule.

Archiwizacja to podstawa

W biurach czy urzędach archiwizacja danych jest obowiązkiem pracowników. W tego typu instytucjach nierzadko funkcjonuje stanowisko specjalisty do spraw archiwizacji. Osoba taka odpowiada za wszystkie sprawy związane z funkcjonowaniem archiwów w danej jednostce. Ponosi też odpowiedzialność w razie wycieku danych poza firmę, bądź ich utracenia. Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie istotne dane czy to w firmach, czy w urzędach przechowywane były w formie analogowej w archiwach. Do dziś większości osób archiwum kojarzy się z pomieszczeniem wypełnionym ogromnymi  regałami, na których piętrzą się stosy teczek z dokumentacją. Dziś coraz częściej dane przechowywane są na serwerach. Tyczy się to zarówno prywatnych firm, jak i urzędów państwowych. Digitalizacją zostają objęte także dane skrywane dotąd w zakurzonych archiwach.

Archiwizacja danych – jak to wygląda w praktyce?

W różnego rodzaju instytucjach sprawa archiwizacji danych wygląda zazwyczaj tak, iż są one przechowywane zarówno w formie cyfrowej, jak i analogowej. Mimo całej komputeryzacji większość firm i urzędów nie rezygnuje całkowicie z przechowywania ważnych dokumentów w formie papierowej. Jest to zdecydowanie rozsądne i bezpieczne podejście. Także przepisy funkcjonujące w Polsce zobowiązują przedsiębiorców czy urzędników do przechowywania różnego rodzaju dokumentów przez określony czas. Oczywiście archiwa mają ograniczoną pojemność, dlatego większość akt ma ściśle określony czas przechowywania. Po jego upłynięciu zostają zniszczone. Nie dotyczy to dokumentów z kategorii A (np. dokumenty potwierdzające własność), które musza być przechowywane wieczyście. W większości dużych firm czy urzędów komputery wyposażone są w specjalistyczne oprogramowanie, które automatycznie archiwizuje wszystkie wprowadzane dane. „Papierami” zajmują się archiwiści.

Archiwizacja danych, czyli lepiej zapobiegać…

W większości domów pewnie nietrudno znaleźć teczki z rachunkami, aktami własności, czy innymi istotnymi dokumentami. Jesteśmy przyzwyczajeni, że ważne „papiery” trzeba przechowywać. Jednak inaczej sprawa ma się z dokumentami czy zdjęciami zgromadzonymi na komputerowych dyskach. Mało kto zaprząta sobie głowę tworzeniem kopii zapasowych ważnych dokumentów, czy archiwizowaniem zdjęć. Tymczasem zagrożenie utracenia tych danych jest całkiem realne. Awaria komputera, atak hakerski – to sytuacje, które mogą nas spotkać każdego dnia. Nagle z miliona zdjęć zgromadzonych na dysku nie mamy ani jednego. Jak się przed tym uchronić? Odpowiedź jest prosta – archiwizować.

Archiwizować, ale jak?

W sieci dostępnych jest wiele programów do archiwizacji danych. Nie będziemy tu reklamować żadnego z nich. Wystarczy trochę poczytać i poszperać w Internecie. Bez problemu znajdziecie bezpłatne programy służące do archiwizacji plików. Coraz więcej osób decyduje się też na przechowywanie ważnych danych w chmurze, czyli na wirtualnym dysku. Przykładem może być tu choćby Google Drive czy Dropbox. W większości tego typu miejsc po rejestracji otrzymujemy określoną ilość miejsca na dysku do zagospodarowania. Jeśli wykorzystamy całą otrzymaną przestrzeń, istnieje możliwość jej powiększenia za stosowną opłatą. W takim miejscu nasze dane są stosunkowo bezpieczne. Warto też rozważyć zakup dysku zewnętrznego w celu przechowywania na nim ważnych plików.

Kosztowne odzyskiwanie utraconych danych

Archiwizacja danych zazwyczaj będzie się wiązać z kosztami. Jeśli chcemy skopiować ważne pliki np. na dysk zewnętrzny, w zależności od pojemności tego dysku będziemy musieli na jego zakup wydać od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Jeśli chcemy wykupić dodatkowe miejsce w chmurze to również wiąże się ono z kosztami. Jednak są one stosunkowo niewielkie w porównaniu do opłaty, jaką musielibyśmy ponieść zlecając odzyskiwanie utraconych danych specjalistom. To wydatek rzędu kilku tysięcy złotych. Dlatego jeśli zależy nam na zgromadzonych przez lata dokumentach czy zdjęciach, warto pomyśleć o ich odpowiednim zabezpieczeniu.